Há algumas semanas estivemos no Itaú produzindo o nosso workshop de planejamento estratégico de eventos, uma versão adaptada e in company do curso do oclb academy.
Durante a conversa, uma parte chamou mais atenção do que o esperado: quando mostramos como desenhar a jornada em eventos para diferentes participantes.
A jornada é um mapeamento dos pontos de contato e momentos de clímax e anticlímax que os participantes do seu evento vão trilhar antes, durante e depois que a experiência acaba. Quando bem desenhado, é uma receita infalível para transformar qualquer evento em algo memorável.
Essa lógica também vale pra públicos específicos. E um que merece atenção (e nem sempre recebe) é a imprensa.
Por isso, a gente resolveu compartilhar um case que vivemos de perto no Web Summit Rio 2025: a jornada de quem cobre o evento.
Como desenhar a jornada em eventos desde o pré-evento
Se você já foi credenciado como imprensa em qualquer evento, sabe como costuma funcionar: você se inscreve, espera aprovação, recebe e… normalmente para por aí.
No Web Summit, é diferente.
Alguns meses antes da edição brasileira, a equipe de comunicação toma a iniciativa de entrar em contato por e-mail se você já fez cobertura antes, de forma personalizada.
Um colaborador do Media Success Team se apresenta, relembra a sua cobertura anterior e pergunta se você pretende cobrir o evento de novo.
Confirmando a sua participação, começa um fluxo de informações úteis e muito bem organizado: releases semanais, banco de imagens completíssimo com fotos das edições passadas, ofertas de entrevista com palestrantes e um documento exclusivo com os destaques da edição, incluindo as novidades, principais trilhas e palestras, sugestões de pauta e até um guia com as melhores oportunidades editoriais.
Eles sabem que, ao fazer parte do trabalho para você, não só estão ajudando a poupar tempo, como também estão direcionando a mensagem que querem para o evento.
Entrar com o pé direito (e sem fila): etapa decisiva da jornada em eventos
Chegando ao evento, o cuidado continua.
O credenciamento da imprensa é feito em uma área separada, com atendimento próprio e sem precisar enfrentar as longas filas do público geral.
De lá, quem tem esse crachá de “media” já pode acessar a fast track, um corredor dedicado também a speakers e convidados, que evita novamente as filas das revistas (que são sempre minuciosas no Web Summit, ou seja, podem demorar muito nos horários de pico para entrada).
Num evento como esse, tempo é tudo. E conseguir chegar rápido ao conteúdo é parte importante da experiência.
Press room com café, wi-fi e Capim Santo
A sala de imprensa não é só um ponto de apoio. Ela funciona como um respiro.
Wi-fi bom, estrutura pra trabalhar, equipe atenciosa e, detalhe que faz toda diferença: café da manhã e almoço assinados pelo Capim Santo – um dos melhores buffets cariocas.
E os cuidados seguem ao longo do dia: você recebe e-mails com alertas de programação, avisos de coletivas de imprensa e até um resumo noturno com o que rolou naquele dia e o que vem pela frente.
E depois?
Pós-evento, o contato não se encerra.
Chega mais um e-mail, dessa vez com um tom ainda mais pessoal. Um obrigado pela cobertura, um convite pra dar feedback e, claro, a abertura de um novo ciclo de relacionamento.
Esse cuidado contínuo, do pré ao pós, é uma aula prática de como se desenha uma jornada bem feita. Não é sobre o luxo de ter um buffet premiado no seu evento, é sobre clareza, agilidade e respeito com quem ajuda o evento a ecoar pra além dos seus pavilhões.
Não adianta só ter o melhor conteúdo do mundo se quem vai contar essa história não consegue viver bem o evento. Parece básico, mas pouquíssimos eventos têm o mesmo cuidado com a imprensa que o Web Summit.
Jornada em eventos é mais que fluxo, é intenção
No nosso curso do oclb academy, mostramos que desenhar uma jornada em eventos é entender onde queremos levar as pessoas e o que elas precisam em cada etapa do caminho.
Quem organiza um evento precisa pensar em todos os públicos: participantes, palestrantes, parceiros, equipe e imprensa.
E pensar nos detalhes. Porque é aí que mora a experiência de verdade.
Se você quiser se aprofundar nesse olhar e entender como construir jornadas que realmente fazem sentido, nós podemos te ajudar por dois caminhos.
O primeiro é levar esse conteúdo pra sua equipe com o nosso workshop in company, uma tarde de imersão prática no design de experiência.
O outro é o curso oclb academy: planejamento estratégico de eventos, para ter uma imersão no seu ritmo.
Fica o convite pra mergulhar nesse conteúdo com a gente.
Tá tudo pronto pra sua próxima jornada começar.